Etiketa obchodných listov: požiadavky a pravidlá pre vypracovanie

Popis a zhrnutie etikety obchodného listu, ktorý si môžete prečítať zadarmo online.

Obchodná listová etiketa

Tradičné obchodné korešpondenčné systémy v súčasnosti prešli radikálnymi zmenami. Vďaka moderným prostriedkom komunikácie a tempu života dosahujú listy adresátovi takmer rýchlosť blesku. Okrem toho sa často stávajú neoddeliteľnou súčasťou obchodných procesov. Nedostatok času na čítanie dlhých a zmätených posolstiev o intenzívne pracujúcej produkcii a navyše v oblasti medzinárodných vzťahov často vylučuje možnosť plne zohľadniť návrhy ich autorov.

V tomto ohľade každý manažér a jeho protokol alebo služba PR majú naliehavú potrebu zlepšiť kultúru podnikateľského písania: musíte si vybrať typ písmena alebo odpovede, ktorý je vhodný pre konkrétnu situáciu, používať príslušné jazykové vzorce, byť schopný upravovať svoje vlastné texty, pôsobiť ako návrhár a korektor takže zaslaný list má požadovaný účinok. Akonáhle je text správy pravdivý, gramotný a "politicky správny" okrem toho, na akom papieri je napísaný, v ktorom obálke a ako bol poslaný, úspech riešenia konkrétnych otázok bude vo veľkej miere závisieť od práce podnikov, inštitúcií a vzdelávacích inštitúcií. ale aj vzťah medzi krajinami.

Preto sme stanovili cieľ - publikovať knihu v štýle moderného spisovateľa, ktorý každodenne a hodinovo pomôže kompetentne a efektívne zostavovať obchodné listy a zasielať svoje správy tak v Rusku, ako aj v zahraničí.

Dúfame, že naše ďalšie vydanie série "Diplomat Library" dokáže priniesť praktické výhody čitateľom.

Generálny riaditeľ štátneho jednotného podniku "Inpredservice"

Epistolárny žáner existuje od dávnych čias. V priebehu času sa zmenil iba materiál, na ktorom sa písali znaky, obrázky a písmená. Napríklad v Rusku sa často používala brezová kôra, rovnako ako dosky, na ktorých sa vyrábali poznámky. Oni boli nazývaní "nosom", z ktorého výraz "pohřbíva vás v nose". Mimochodom, doska so zárezmi môže byť znížená do vody, ako druh mailingu.

Napísali o brezovej kôre a doskách stláčaním a rezaním písmen s drevenými, kostnými a železnými tyčami, ktoré sa nazývali "písanie". Nie je vylúčené, že takáto "technológia" bola vynájdená, aby pomohla negramotným obchodníkom, ktorí by mali nejako upraviť svoje finančné transakcie a spôsobiť škody. Rozpísali ich počítaním počtu zárezov - "tyčiniek". Takéto zariadenia boli rozšírené nielen v Rusku, ale aj v stredovekej Európe, kde bola plná aj negramotných ľudí.

Najstarší skript je považovaný za východný. V starovekom Egypte najprv napísali na všetkých hladkých povrchoch, na stenách, na plochých kameňoch a dokonca aj na miskách. V Sumeri a Babylone boli hojne používané hlinité tabletky. Potom sa na východe objavil papyrus a pergamen a po nich, od 15. storočia, papier. Preto je list a materiály pre ňu veľmi úzko spojené s geografickou, klimatickou a biologickou zónou ľudského obydlia.

Zo starodávnej literatúry je dobre známe, že aj v tých časoch bolo etikety písania listov. Napríklad bolo rozhodnuté začať písmeno nie s menom adresáta, ale s menom odosielateľa, nasledovaným pozdravom sprevádzaným príjemnými želaniami a až potom samotným textom správy.

Zvyčajná forma listu použitého v našich časoch, ako aj zapečatené obálky, sa začali používať až v 20. storočí 19. storočia v Anglicku a v polovici toho istého storočia sa používali poštové známky.

Nezáleží na tom, čo, ale ľudia sa pokúšali vyjadriť svoje myšlienky a riešiť naliehavé životné problémy prostredníctvom listov, pomocou ktorých sa vymieňali informácie a robili rôzne návrhy. Pokiaľ ide o jazykové vzorce, štýl a rozmanitosť korešpondencie, spôsoby písania listov a práca s nimi - to všetko bolo storočia vytvorené a zdokonaľované.

Nie bez kuriozít. Napríklad počas vlády Ivana Hrozného nebolo nikto, kto sa odvážil hovoriť proti kráľovi. Jedinou výnimkou bol metropolitný moskovský Philip. Často písal listy cáru, v ktorom ostré odsúdil oprichninu a hanobenie oprličiek. Tieto správy pred kráľom dementom, ktoré nazval ich "filkiny listy", ukazoval svoj odmietavý postoj k ich obsahu a osobne k metropolitému.

S cieľom učiť ruskému byrokratickému ľudu správne písanie, začiatkom 18. storočia sa začali vydávať "úradníci" - zbierky vzoriek dokumentov. Predchodcovia "úradníkov" boli "úradníci", známi na Západe v VII. Storočí a objavujúcimi sa v Rusku najneskôr do XV. Storočia. Obsahovali vzorky konštrukcie dokumentov podľa určitého vzoru, vzory súborov fráz a výrazov, ktoré boli neoddeliteľnou súčasťou formálnej etikety a odrážali oficiálne vzťahy. Iný typ skorých spisovateľov - "titulniki", obsahujúci informácie o tom, ako zaznamenať úplný kráľovský titul. Farba papiera, ktorá môže byť modrá, oranžová, svetlá a iné, autorky úradníka odporúča starostlivo si vybrať, aby nedošlo k výčitke nedostatku chuti.

Požiadavky na rukopis boli dostatočne vysoké. Dnes nie sme jediní, ktorí sa snažia učiť moderných ruských byrokratov, ktorí sú zvyknutí na SMS a e-maily, písať gramotné listy. Z tohto dôvodu existuje množstvo literatúry a praktických manuálov. Bohužiaľ, vo väčšine z nich neexistujú vzorky optimálnych vzorov písania a používanie štandardných vzorcov, ktoré umožňujú čo najpresnejšie sprostredkovať podstatu písma, vybrať vhodný tón, zdvorilo ho pozdraviť a správne rozlúčiť.

Predpokladá sa, že najlepším majstrom epistolárneho žánru sú diplomati, ktorých slovo a navyše "napísané v perách" by mali vždy vyzerať presne a jasne. Preto by som bol zvlášť rád, keby našli túto knihu užitočnú.

Klasifikácia obchodných listov

Obchodné listy sú oficiálne dokumenty, ktoré sa používajú na riešenie rôznych problémov, ktoré vznikajú v procese obchodnej komunikácie, ako aj početných prevádzkových problémov. Okrem toho, v podobe obchodných listov, môžeme gratulujeme a ďakujeme za správu podnikov, inštitúcií, organizácií vrátane diplomatických a konzulárnych misií. V tomto prípade sú listy a listy vďaky od vedúcich predstaviteľov verejných orgánov rovnaké ako ocenenia.

Mnohé príručky rozdeľujú obchodné listy podľa ich funkčných charakteristík do dvoch skupín:

✓ listy, ktoré vyžadujú odpoveď (žiadosť o list, žiadosť o písomnú formu, odvolanie, návrh listu atď.),

✓ listy, ktoré nevyžadujú odpoveď (varovný list, pripomienka, pozvánka atď.).

Vo všeobecnosti prijaté protokolové pravidlá, ktoré sú povinné nielen pre diplomatov a úradníkov, ale aj pre všetkých zamestnancov, vyžadujú povinnú odpoveď na všetky prijaté listy (s výnimkou obežných a průvodných listov, ako aj verbálnych poznámok).Nielenže sú informovaní o ich prijatí, ale tiež vyjadrujú poďakovanie za pozvanie a potvrdenie účasti alebo neúčasti na podujatí, ako aj s prijatím alebo nesúhlasom s upomienkou alebo s neodôvodneným upozornením.

Podľa štrukturálnych vlastností Obchodné listy sú rozdelené na:

✓ štandard, zostavený podľa osobitného predpisu v súlade s témou a napísaný vo forme štandardných syntaktických štruktúr,

✓ chránené autorskými právami, napísané autorovým spôsobom a berúc do úvahy charakter adresáta.

Podľa témy obchodné listy sú rozdelené na:

✓ podnikanie, vytváranie ekonomických, právnych a finančných vzťahov s partnermi,

✓ komerčné, ktoré sa zaoberajú problematikou logistiky a predaja, záručnými záväzkami atď.

Podľa formy odchodu Obchodné listy sú rozdelené na:

✓ obálky zasielané kuriérom alebo poštou

✓ fax, zaslaný faxom,

✓ elektronický, zaslaný e-mailom.

V tomto prípade je dovolené posielať správy na viacero adries súčasne. Podľa všeobecne prijatých etiketových noriem však môžu byť listy určené na simultánne zasielanie na niekoľko adries len okružné, sprievodné alebo vo forme správ určených pre širokú škálu ľudí, ako aj vo forme tlačových správ pre médiá.

Čo je etiketa

Predtým, než budete hovoriť o obchodnom liste, musíte najprv pamätať, čo je etiketa. Toto je zavedený poriadok správania v spoločnosti, súbor postupov a pravidiel takzvaného dobrého tónu, ktorý musí každý inteligentný, vzdelaný človek dodržiavať, aby nebol známy ako nekultúrny. Tieto historické pravidlá sú neoddeliteľnou súčasťou spoločnosti.

Písanie kultúry: všeobecné charakteristiky

Kultúra písania sa samozrejme netýka len obchodného písania. Existuje mnoho typov a spôsobov písomnej komunikácie. Všetky sú rôzne, každý má svoje vlastné vlastnosti, ale existujú niektoré spoločné rysy. Medzi ne patrí:

• spoliehanie sa na normalizovaný knižný jazyk s predpokladom non-book slovníka,
• použitie komplexnej syntaxe
• pevné slovo vo vete,
• štruktúra jasného textu
• vysoká gramotnosť.

Etiketa obchodných listov

Kedy môžeme požiadať o napísanie obchodného listu? Samozrejme, ak budeme obchodovať s organizáciami a / alebo jednotlivcami. To, čo píšeme našim partnerom, kolegom, klientom, spôsob, akým pripravujeme náš list, sa stane tvárou našej spoločnosti a predstaví nás buď v priaznivom svetle, alebo v nie tak dobrom. Pokiaľ samozrejme nie sme kompetentní v etikete písania obchodných listov. Aby ste nestratili tvár, musíte sa naučiť nasledujúce triky. Mimochodom, je tiež užitočné mať takéto vedomosti, pretože najmenšia chyba, malá nezrovnalosť s pravidlami môže z právneho hľadiska zmeniť obchodný list na nekompetentnú.

Špecifickosť obchodných vzťahov

Predtým, ako hovoríme priamo o etikete obchodných listov, je potrebné pochopiť, ako sa všeobecne líšia obchodné vzťahy, čo ich charakterizuje a aké sú ich charakteristiky. Hlavným rysom pracovných vzťahov je absencia (úplná alebo takmer úplná) v týchto osobných vzťahoch. Pri práci je každý z nás veľmi zbieraný, pokojný a zdvorilý - takmer nikto nebude tancovať s tamburínom ani nebude robiť iné činy, ktoré sú dosť logické v spoločnosti priateľov, ale skôr smiešne pre pracovné prostredie. Týka sa to nielen činov, ale aj emócií - môžete si dovoliť, aby ste sa smiavali alebo sa usmievali, alebo dokonca malý prejav hnevu, ale homerský smiech, hysterika, slzy a podobne vyzerajú úplne nevhodne, to všetko sa týka len emócií v práci. V práci obvykle nosíme masky, ktoré dokazujú zručnosť, konzistenciu a pohodu.

Obchodná komunikácia sa nedá dokončiť, keď to chce. Obchodný partner alebo klient nerozumie, ak sa uprostred dôležitého stretnutia náhle vstane a opustí divákov. Nemôžete ignorovať partnera, nemôžete reagovať na hovory alebo listy. Všetky tieto funkcie spoločne pomáhajú lepšie pochopiť, aký by mal byť rečový etiketa obchodného písania.

Všeobecné požiadavky

Prvá vec, na ktorú sa venujeme pri prijímaní listu, je papier. Podľa požiadaviek etikety obchodného listu musí byť papier vždy krištáľovo čistý a v žiadnom prípade nie je pokrčený. Adresáti správy budú mať najlepší dojem o organizácii, ak sa tento list ukáže ako písaný na hlavičke spoločnosti. Prvá stránka nie je očíslovaná, na všetkých ostatných sa zaraďujú arabské číslice.

Ďalším veľmi dôležitým bodom je etiketa obchodnej korešpondencie. Obchodné písanie znamená vysokú gramotnosť a absenciu pravopisných chýb. Preto, ak existujú medzery v znalosti ruskej gramatiky, odporúča sa, aby sa nepodarilo posielať korešpondenciu, ale znova ju skontrolujte za prípadné nedostatky.

Všeobecným odporúčaním pre papier aj e-mail je tiež želanie nepoužívať vo vašej písomnej reči komplexné štruktúry - to je vhodné len v právnych dokumentoch. Nepoužívajte skratky - iba všeobecne akceptované. Ale v norme obchodnej etikety obsahuje rôzne známky a argot - profesionálny žargón. Celý dokument je v oficiálnom obchodnom štýle.

Ďalší dôležitý bod, ktorý sa číta z listu: mal by byť čo najviac zdvorilý a priateľský. Ani jedna z takýchto bezúhonností, hrubosť nie je otázkou. Okrem toho obchodné listy naznačujú špecifiká, jasné vyjadrenie ich myšlienok.

Ak adresát nehovorí rusky, text správy by mal byť napísaný v jeho jazyku alebo v medzinárodnej angličtine. Mimochodom, takýto dokument by mal byť napísaný iba na jednej strane listu, druhý by mal zostať čistý.

Pri vyhotovovaní dokumentov musíte zabezpečiť, aby nedošlo k žiadnym presunom. Samotný text musí byť napísaný v jednom a pol alebo dvoch intervaloch, s okrajom dva centimetre vľavo.

Obchodný list má vlastnú jasnú, špeciálnu štruktúru. Súčasne neexistuje jednotný štandard pre papierové dokumenty: rôzne spoločnosti môžu mať svoje vlastné rozdiely. Dodržiavajú len určité zloženie častí listu: musia mať nevyhnutne "čiapku", pozdrav, hlavnú časť a rozlúčku. Nezabudnite na osobný podpis na konci listu.

Mimochodom, takzvané rámovanie správy - počiatočné a posledné frázy - sa nazývajú štítok. Pomáha pri vytváraní správneho vzťahu s adresátom. Navyše pravidlá etikety obchodných listov a príklady ich písania demonštrujú použitie rôznych klišé reči v správach (ktoré budú uvedené neskôr).

Dôležitý odtieň dizajnu obchodného listu zostáva správne použitý odvolanie. Pred revolúciou v našej krajine bola výzva "pane" alebo "madam": bola považovaná za univerzálnu, takzvanú osobu. Teraz neexistuje takéto univerzálne odvolanie, hoci často v obchodných listoch sa nachádza slovo "lord" alebo "pani" - keďže stratila svoju skoršiu popularitu, postupne sa vracia k každodennému použitiu. Môže sa to adresovať obchodnému partnerovi, úradníkovi, ale nie klientovi alebo kolegovi.

Najčastejšie a najbežnejšie sa v súčasnosti považuje za odvolanie "Drahý" alebo "Vážený pán", ale v skutočnosti to nie je. Podobným spôsobom sa napríklad nemôžeme obrátiť na tzv. VIP - najmä dôležité osoby, ktoré sú považované za guvernérov, starostov, prezidentov. V tomto prípade budete musieť začať písať s adresou "Drahý" (ďalšia možnosť - "Vážení").

Ak je správa adresovaná viacerým ľuďom naraz a všetci sú zástupcami toho istého povolania, bolo by vhodné použiť takéto zaobchádzanie ako "Drahí kolegovia" (v prípade, že všetci príjemcovia sú ženy, je povolené písať "Vážené dámy", ak muži - potom "Vážení páni ") Ak je list odoslaný na adresu jednej osoby, je prísne zakázané nepoužívať meno ani priezvisko. To je prípustné len v uvedenom prípade (ak je adresátom skupina jednotlivcov) alebo pri interakcii s právnickou osobou.

Pokiaľ ide o dokončenie správy, musí sa pamätať: nie je menej významná ako začiatok. Na konci listu sa vyjadruje nádej na ďalšiu spoluprácu, dôveru v bezpečné a / alebo čoskoro riešenie problému a podobne. Aj tu by sa nemali poukazovať na ťažkosti, ktoré sa vyskytli predtým - napríklad oneskorenie odpovede alebo neprítomnosť vôbec. Tieto frázy sa považujú za negatívne znaky etikety obchodných listov a považujú sa za neochotu pokračovať vo vzťahu, ako aj neúcta voči partnerovi. Je dôležité pochopiť, že je to neprijateľné.

E-mail: Obchodná etiketa

Druhá možná verzia korešpondencie - e-mailom. Aj tu je niekoľko jeho vlastností. Napríklad, ak adresát obdrží správu prvýkrát, potom je potrebné začať prezentáciou svojej vlastnej spoločnosti, opisujúc jej činnosti, s možnými úlohami, ktoré treba vykonať. V priebehu dlhej korešpondencie je potrebné zachovať históriu minulých listov, na základe ktorých sa zostavuje každá ďalšia správa.

Prvý list musí určite obsahovať pozdrav a adresu. V následnej, ak je to potrebné, rýchlej odpovedi, môžete vynechať odvolanie (ak je to vhodné). V on-line komunikácii mnohí nepovažujú za potrebné vložiť interpunkčné znamienka, rovnako ako písať bez veľkých písmen. V e-mailovej obchodnej etikety to nie je povolené.

Veľkosť e-mailu by nemala byť príliš veľká - spravidla je to polovica veľkosti papierového náprotivku. V tom istom prípade, ak je na informovanie adresáta potrebné veľké množstvo informácií, musí byť v texte písmena uvedené iba krátke sprievodné oznámenie a samotný materiál by mal byť pripojený ako príloha k súboru Word alebo akémukoľvek inému súboru - to je to, čo vyžaduje etiketa obchodného listu e-mailom. Príkladom takejto správy by mohlo byť: "Dobré popoludnie, drahý pán Ivanov! Odošleme vzorky našich reklamných brožúr. Môžete ich prečítať v prílohe ... ".

Čo sa týka podpisu, musí to byť. Môžete sa prihlásiť na konci každého listu a môžete vytvoriť automatický podpis, ktorý bude automaticky pripevnený. Táto možnosť často používajú zástupcovia veľkých spoločností. Podpis musí obsahovať vaše meno, priezvisko, pozíciu, kontaktné informácie, pracovisko. Musíte ho usporiadať tak, aby sa zmestil sedemdesiat znakov a nepokračoval viac ako päť alebo šesť riadkov.

Musím povedať pár slov o odpovedi na túto správu. Obchodná etiketa e-mailu znamená odpoveď na správu do dvoch dní - už nie. Ak potrebujete viac času, mali by ste upovedomiť partnera. Odpoveď na všetky správy udržuje povesť spoločnosti alebo podnikateľa. Ak chcete presne vedieť, či sa list dostal na adresáta, môžete použiť funkciu oznámenia o prijatí - potvrdenie o doručení sa uskutoční automaticky. Okrem toho nie je zakázané uskutočňovať testovacie volanie.

Rečové vzorce alebo klišé

Cliches, reči vzorce, reči pečiatky - čo hovoríte, ale stále to bude neoddeliteľnou súčasťou obchodnej korešpondencie. Z kurzu školy si pamätáme, že klišé sa nazývajú stabilné výrazy. Nie je ich tak veľa:

• Je možné vyjadriť ľútosť nad týmito slovami: "Bohužiaľ, nemáme príležitosť súhlasiť ...", "Je nám ľúto informovať ...", "Bohužiaľ sme nútení hlásiť ..." a tak ďalej.
• Vďačnosť je označená takými klišé ako: "Dovoľte mi vyjadriť svoju vďačnosť ...", "Ďakujem ...", "Vzhľadom na váš príspevok ...".
• Môžete pozvať adresáta na podujatie pomocou pečiatok: "Máme tú česť pozvať vás ...", "Dúfame, že sa Vám dohodneme ...", "Sme radi, že vás pozývam ...", "Radi sa ťa uvidíme ..." a podobne.
• Môžete dokončiť list s frázami: "Čakáme na vás nové nápady ...", "Želáme vám úspech ...", "Dúfame, že ďalšia plodná spolupráca ...".

Zlaté pravidlá obchodnej korešpondencie

Všetky funkcie a odporúčania týkajúce sa vedenia obchodnej korešpondencie môžu byť stanovené v niekoľkých pravidlách. Stručná etiketa obchodného listu je nasledovná:

1. Používanie pozdravov a osobných odvolaní, s výnimkou prípadov, keď to nie je potrebné.
2. Každé písmeno vyžaduje odpoveď. Pri elektronickej interakcii by doba odozvy nemala trvať dlhšie ako 48 hodín. Odpoveď by však mala byť napísaná iba starostlivo.
3. Ak je to možné, musíte adresátovi oznámiť, že od neho dostane list. Môžete tiež určiť načasovanie odpovede na správu.
4. Podpis na konci papierového listu, napísaný na počítači a vytlačený, musí byť podaný ručne. Vytlačený podpis alebo ešte horšie jeho pečať je znakom neúcty a zlého vkusu.

Časté chyby v obchodnej korešpondencii

Existuje niekoľko zdanlivo drobných vecí, ktoré sa v prípade obchodnej komunikácie môžu stať smrteľnými. Často sú to tieto malé veci, ktoré vedú k ukončeniu vzájomne prospešných vzťahov, ukončenia transakcií a iných takýchto nepríjemných vecí. Potrebu poznať nepriateľa osobne!

1. Nemôžete písať (a volajte taky!) Pre prácu po hodinách! Ako často, keď nechceme byť trpezliví až do rána, narúšame našich partnerov, zákazníkov, kolegov v deviatich, desiatich alebo dokonca jedenásť večer. Zdá sa nám, že v noci všetko zmizne, zrúti, zrúti a nebude možné zachrániť situáciu. A tie vzácne exempláre, ktoré dokážu zostať až do rána, z nejakého dôvodu sa domnievajú, že šesť ráno je čas na komunikáciu. Koniec koncov, ak nespím, potom nikto nespí. Bohužiaľ, toto správanie je len nepríjemné a obráti sa proti nám.
2. Toto už bolo nepriamo spomenuté, ale napriek tomu - nemôže byť známe! Komunikácia pri práci prebieha výhradne na "Vy" (s veľkým písmenom, to znamená - zdvorilosť a úcta).
3. Nadmerná výmena zdvorilostí môže tiež ublížiť. Po prvé, to trvá drahocenný čas a po druhé, to vyzerá trochu nepríjemne a nudné. Nie je potrebné byť horlivý.

Knihy o etikete alebo čo čítať

V dnešnej dobe existuje toľko literatúry, že niekedy oči vybehnú. Existuje aj dostatok kníh o kultúre reči, vrátane písania.

Tí, ktorí chcú byť vyškolení v tejto oblasti, môžu byť informovaní o nasledovných dielach: "Etiketa obchodného listu" od Olega Davtyana, "Kultúra písaného jazyka" Tatiana Degtereva, "Etiketa ruského listu" Natalie Formanovskej a Ally Akishiny, "Obchodná etiketa" od Eleny Ber, Formanovskaya a mnoho ďalších.

Zaujímavé fakty

1. Požiadavky obchodnej listovej etikety zahŕňajú použitie výkričníka na konci odvolania, aby sa zdôraznil problém alebo osoba.
2. Role volania adresátovi ukazuje bližší a užší vzťah a posledné meno zdôrazňuje vzdialenosť.
3. Etiketa obchodných listov v Rusku sa vyznačuje vyrovnávaním pohlaví, keďže väčšina profesií je často len mužská.

Dodržiavanie pravidiel obchodnej korešpondencie nie je tak ťažké, pretože nie toľko. Pamätajte si ich - malú vedu. Ale v očiach ľudí okolo vás osoba, ktorá má etikety obchodných listov, bude vždy vzdelaná a kultivovaná, s ktorou je príjemné riešiť.

Pošlite svoju dobrú prácu do vedomostnej základne je jednoduché. Použite nižšie uvedený formulár.

Študenti, študenti, mladí vedci, ktorí používajú vedomostnú základňu pri štúdiu a práci, vám budú veľmi vďační.

Publikované dňa http://allbest.ru

Počas uplynulého desaťročia sa e-mail stal snáď jedným z najpopulárnejších spôsobov obchodnej komunikácie. Dnes je dosť ťažké nájsť osobu, ktorá nepoužíva e-mail vo svojej interpersonálnej a interkultúrnej komunikácii. A nie som výnimkou. To je už 15. ročník môjho pracovného dňa začína kontrolou e-mailu. Skenovanie s pohľadom a adresami prichádzajúcich správ, rozhodujem, ktoré písmená sa majú čítať a ktoré sa majú odstrániť bez otvorenia. Pri čítaní mnohých e-mailov som dospel k záveru, že bohužiaľ veľmi málo ľudí má predstavu pravidiel e-mailovej etikety. Musia sa však rešpektovať, inak riskujeme, že neúmyselne spôsobíme nepríjemnosti, rozpaky alebo dokonca neúmyselne urážajú toho, koho píšeme. Nezabudnite, že naša pošta je ukazovateľom našej profesionality.

Čo by malo venovať pozornosť každému používateľovi? Tento článok formuluje 19 pravidiel založených na mnohých dlhoročných skúsenostiach v korešpondencii so zahraničnými a ruskými kolegami a skúsenostiach iných používateľov elektronickej pošty.

1. Keď zadáte e-mail, vyplňte všetky polia

Vo všeobecnosti môže byť štruktúra obchodného e-mailu reprezentovaná nasledovne:

1. Adresa a meno odosielateľa.

2. Adresa príjemcu.

5. List pozostávajúci z pozdravu, hlavného textu listu, záveru a podpisu.

2. Adresa a menoodosielateľoviby mali byť rozpoznateľné

Ak osoba čaká na vás list, potom v stĺpci "Od" bude hľadať vaše meno, s ktorým ste sa predstavili pri stretnutí s ním, alebo e-mailovú adresu, ktorú ste uviedli vo svojej vizitke. Napríklad, keď dostanem svoju schránku, v stĺpci meno odosielateľa vždy zadá moje meno a priezvisko. Robím to preto, lebo ja sám, vidím rôzne pseudonymy a prezývky v stĺpci "Od", opatrne otvorte tieto listy: Čo ak je spam v tomto liste alebo ešte horšie - vírus? Napríklad nikdy neotvorím list s adresou [email protected], ak, samozrejme, neviem, od koho to je. Preto je pre obchodnú korešpondenciu vhodné mať e-mailovú adresu, ktorá obsahuje vaše skutočné meno a skratku vašej organizácie, napríklad [email protected]. Najväčšiu dôveru spôsobuje adresa obsahujúca vaše skutočné meno a názov vašej organizácie v názve domény, napríklad [email protected].

3.Nezabudnite vyplniť stĺpec "Predmetpísmeno "

Predmetom listu je osobitná požiadavka tohto listu. Jeho prítomnosť výrazne uľahčuje prácu s e-mailom. Predtým, ako sa rozhodnete prečítať písmeno, alebo si ju otvoríte, odošlite ho do koša. Osud listu veľmi často závisí od jeho predmetu, najmä ak vám meno a adresa odosielateľa nič nepovie. Preto sa uistite, ako správne urobiť to: mal by pritiahnuť pozornosť príjemcu, byť krátky - nie viac ako 50 znakov - a do bodu. Jednoduchšie, priamo alebo lákavejšie bude téma vášho listu znieť, tým je pravdepodobnejšie, že váš list bude čítať a bude mať odpoveď.

Osobitnú pozornosť je potrebné venovať úvahe o tejto téme pri prvom napísaní niekomu. Koniec koncov, príjemca, keď vidí adresu a meno, ktoré nie sú oboznámení s ním, si možno myslí, že ide o spam. Ďalším spôsobom, ako získať odpoveď alebo možnosť čítať, je použiť meno adresáta v riadku predmetu. Napríklad "Dobrý večer, Natalia!". Tento prístup tiež zvýši pravdepodobnosť čítania vašej korešpondencie. Ale list s témou obsahujúcou frázu ako "Pracovná legislatíva a aktuálne otázky a stanoviská štátnych orgánov" alebo "Nakupovanie so zľavami je oveľa zaujímavejšie!" Alebo "Môžeš to so mnou zvládnuť?" Bezpečné čítanie bez toho, aby som čítal, pravdepodobne spam. Rovnako budem robiť to isté s listom zaslaným bez predmetu, pretože etiketa e-mailu nereaguje na tých, ktorí ho hrubo porušujú.

Čo by sa malo pamätať pri písaní témy? Predmetom listu je červená niť celej správy. Ak odpoviete na niečí e-mail, ale základná myšlienka zmeny dialógu, zmeňte tému podľa toho, a ešte lepšie začnite diskutovať o novej otázke vytvorením nového listu, pretože zmena predmetu diskusie bez zmeny predmetu tohto listu môže viesť k nejasnostiam a ťažkosti.

4, PlaPoužite Re: odpovedať len.

Zvyčajne si po prečítaní e-mailu a chcú odpovedať, stlačíte príslušným tlačidlom na obrazovke monitora myšou a dostanete formulár na zloženie odpovede, v ktorom je adresa vášho partnera, text jeho listu, ako aj predmet jeho listu, pred ktorým znamená "Re:". Treba mať na pamäti, že "Re:" je skratka anglického slova "Reply:" alebo "Response:" a znamená "Moja odpoveď na:". e-mailová obchodná etiketa

Preto, ak sa zmení predmet písmena, odstráňte tento symbol. A to nie je vôbec nič, ako by ste si mohli myslieť: "Re:" v kombinácii s novou témou bude úprimne hlúpy a zavádza adresáta, pretože si možno myslí, že dostal odpoveď na list, ktorý nepísal.

5. Vložte adresuposledný príjemca

Aby ste zabránili predčasnému odosielaniu, zadajte adresu príjemcu len vtedy, keď bol písomný, overený a pripravený na odoslanie. Buďte opatrní pomocou tlačidla "odpovedať": uistite sa, že pošlete list osobe, ktorú chcete.

6. Nezabudnite napísať pozdrav pozostávajúci z pozdravného slova a mena príjemcu.pred hlavným textom listu

Pozdrav je krátka veta, z ktorej sa začne list. Bohužiaľ, existuje niekoľko používateľov, ktorí veria, že pozdrav v e-maile nemusí byť napísaný, pretože je to údajne bezvýznamná relikvie z papierovej pošty, že neobsahuje žiadne zmysluplné informácie a obsahuje iba slová "on-call". To je v podstate nesprávne. Pozdrav prináša informácie o výchove osoby, ktorá zloží tento list. Myslím, že nechcete byť považovaný za hrubý a zlý. V tomto prípade postupujte podľa pravidiel e-mailovej etikety.

Ako pozdrav, použite nasledujúcu formu odvolania: "Dobrý deň, drahý (rozlišovaný) + meno, patronymic adresy" alebo "Vážený (rozlišovaný) + meno, patronymic adresy, ahoj" a až potom pokračovať na účely vašej správy. V Európe je zvyčajne vždy odkazovať na "Vážený pán / pani," alebo menej formálne, najmä ak ste oboznámení s adresátom, napr. "Dear + Name", aj keď adresát nie je pre vás drahý. V USA, kde je intenzívnejšie tempo života a korešpondencia, e-mail začína správou, ktorá sa skladá z mena a krátkeho "Hi + name".

Upozorňujeme, že v ruštine je vykřičník umiestnený po písaní v ľubovoľnom žánri korešpondencie: v podnikaní, súkromnom, úradnom atď., Zatiaľ čo v angličtine sa vo všetkých týchto žánroch uvádza čiarka, ktorá často spôsobuje konflikt kultúry. Anglickí rečníci sú zmätení o výkričníku v listoch napísaných Rusmi: "Drahý Ján! Ruskom hovoriaci ľudia sú urážaní čiarou za menom: nerešpektujú nás, výkričník vyjadril ľútosť nad tým, aký druh "Drahá Svetlana, "?! Áno, v ruštine sa výkričník používa oveľa častejšie ako v angličtine, čo naznačuje väčšiu emocionalitu a zjavne otvorenejšiu manifestáciu emócií. Ale nesmiete ísť do extrémov a klásť tri (alebo viac) výkričníkov, pretože na konci pozdravu budú vnímané ako nevhodný výkrik a môžu urážať vášho adresáta.

7.Správne štruktúrujte svoj list

Keďže čítanie z obrazovky monitora je oveľa náročnejšie ako čítanie papierových médií, je veľmi dôležité štruktúrovať e-mail správne.Prerušte text do logických odsekov a použite niekoľko krátkych viet namiesto príliš dlhých viet. Snažte sa, aby vaše vety neobsahovali viac ako 15-20 slov. Oddeľte odseky od seba oddelené alebo prázdne riadky.

8.Buďte stručnýa vyjadrite svoje myšlienky v podstate

Hlavný text listu z prvého odseku by mal upútať pozornosť čitateľa nie menej ako jeho predmet. Pamätajte na obmedzený čas vášho potenciálneho čitateľa. Jeho čas je jeho peniaze. Preto je ochotný sa čo najskôr zbaviť, to znamená poslať Váš list do košíka. Nestrácajte čas a priestor na prezentáciu seba a príbeh o tom, čo robíte. Koniec koncov, už vás pozná, ak vám dá svoju poštovú adresu. Začnite s účelom listu, mali by byť jasne uvedené v prvej vete. Ak sú prvé vety správne formulované, potom je veľmi vysoká pravdepodobnosť, že príjemca vášho listu ju čítal až do konca.

Na rozdiel od e-mailu je e-mail určený na rýchly prenos informácií, preto sa snažte neposielajte dlhé e-maily. Ak potrebujete odoslať dôležité informácie obsahujúce veľké množstvo, je lepšie urobiť krátky sprievodný text v e-maile a usporiadať informácie ako prílohu.

9. Ak chcete poslať prílohu, pripojte ju na začiatok

Pred zapísaním písmena pripojte prílohu. Koľkokrát som dostal list, ktorého účelom bolo poslať prílohu bez tejto prílohy? A potom prišiel list od toho istého odosielateľa s frázou "Ahoj, tu ideš!". Takáto nedbalosť nemusí najlepšie ovplyvniť vašu obchodnú povesť.

10, Neposielajte nepotrebné súbory.

Pamätajte si, že pri prvom napísaní niekomu nepripojíte žiadne prílohy. Ak stále odosielate nejakú prílohu bez dohody s príjemcom, nezabudnite napísať do textu písmena aký súbor je. V opačnom prípade sa môže domnievať, že vaša pripútanosť je vírus, ktorý je neoprávnene pripojený a zničí ho bez toho, aby si ho prečítal, pretože je nebezpečné otvoriť možný vírus. Mimochodom, takéto vírusy často prichádzajú so spamom.

Nepripájajte prílohy s veľkosťou viac ako 5 MB, pretože je to taká nepríjemná situácia: pošlite súbor do poštového servera za sekundu a váš adresár ho stiahne celé hodiny. Samozrejme, v žiadnom prípade takéto obrovské objemy nemôžu byť odoslané bez dohody s príjemcom.

11.Pri písaní odpoveďa odpovedzte navšetkootázky, ktoré sa vás týkajú

Ak odpoviete niekomu na list, skúste odpovedať na všetky otázky, ktoré vám boli položené. Zdá sa, že je to tak prirodzené a pochopiteľné, ale veľmi často sa ukáže, že ľudia neodpovedajú na niektoré z otázok, ktoré im boli položené. Z vlastnej skúsenosti viem, že ide o jedno z najčastejšie porušovaných pravidiel elektronickej korešpondencie. Mlčanie otázky je z vašej strany veľmi neetické - napokon iná osoba potrebuje vašu odpoveď a čaká na to, ale nedostane ju v liste. Ak je pre vás ťažké odpovedať, napíšte priamo. Len nenechávajte nič nezodpovedané, inak váš partner bude musieť zopakovať svoju otázku a nebudete sa musieť vyhnúť tomu, aby ste museli odpovedať tvojou ticho.

Ak píšete priateľovi alebo dobrému priateľovi, môžete vo svojom liste citovať originálnu správu v objeme dostatočnom na to, aby ste mohli správne obnoviť kontext tejto odpovede a pod každou takou cenovou ponukou napíšte svoju odpoveď na tento návrh alebo otázku. Nezabudnite oddeliť text správy z textu citovaných písmen a vaša odpoveď bude ľahšie čitateľná. Zvyčajne sa na tieto účely používa označenie ">", aj keď to nie je jediná možnosť. Ak odpoviete na obchodný list, ponechajte celý starý text nezmenený a napíšte svoju odpoveď vyššie.

12. Pred odoslaním písmena skontrolujte pravopis,gramatika a interpunkcia

Skutočnosť, že e-mail je rýchla metóda komunikácie, neznamená, že by to malo byť neopatrné. Zostavte svoje frázy pravdepodobne kompetentnejšie z hľadiska pravopisu a gramatiky. To je dôležité nielen preto, že negramotne písaný list môže zničiť dojem o vás a preto, že je veľmi ťažké čítať text bez čias a čiar. A ak váš program má možnosť kontroly pravopisu, prečo ho nepoužívať?

13. Je potrebné odpovedať na e-maily.

E-mail je odkaz na iných ľudí, a za to, trochu zdvorilosť nikdy bolí. Podľa pravidiel etikety je potrebné odpovedať na e-maily a čas odozvy by nemal prekročiť tri dní. Nezabudnite, že ak neodpoviete na e-mail v tomto období, je to jasné odmietnutie komunikácie. Ak budete potrebovať dlhší čas na odpoveď na list, stojí za to vysvetliť dôvody oneskorenia. Keď dostanete list obsahujúci prílohu, uistite sa, že ste potvrdili, že príloha sa normálne dostala a otvorila.

Keď dostanete nevyžiadané e-maily od neznámych ľudí, nemôžete im odpovedať. Môžu byť vymazané bez čítania. Keď nedostanete žiadnu odpoveď, korešpondent vás musí správne porozumieť. Ak nerozumie a neposiela opakovaný list, je to porušovateľ etikety, nie vy. Najmä preto, že nevyžiadaný list môže byť spamom a akákoľvek odpoveď umožňuje spamerovi predpokladať, že bol kontakt vytvorený. Keď dostanete nevyžiadaný e-mail s priloženým súborom, odstráňte súbor bez vybalenia: s najväčšou pravdepodobnosťou ide o zdroj počítačového vírusu.

14. Neobťažujte sašiju potvrdenie o čítaní

Podľa pravidiel etikety e-mailová značka "oznámenie o prijatí / čítaní" je znakom neúcty a nedôvery voči jeho partnerovi a v dôsledku toho môže spôsobiť jeho podráždenie. Preto, ak máte strach, ak sa váš list dostal k adresátovi, je lepšie ho zavolať po odoslaní správy a skontrolovať, či váš list dosiahol alebo nie. Môžete tiež napísať nasledujúcu frázu za text hlavného listu a pred podpisom: "Požiadam vás, aby ste list potvrdili listom o vrátení alebo telefónnymi číslami uvedenými nižšie."

15. Nepíšteveľké písmeno

Nepíšte celý text správy do kapitálového písma, niekoľko slov zvýraznených týmto spôsobom by zdôrazňovalo význam tohto miesta. Ak píšete veľkými písmenami, zdá sa, že kričíte. Môže to spôsobiť podráždenie alebo iné nežiaduce reakcie od vašej čitateľa.

16. Nikdy zdieľajte dôverné informácie prostredníctvom e-mailu.

Buďte veľmi opatrní pri odosielaní čísel bankových kariet alebo iných dôverných informácií v e-maile. Nezabudnite, že e-mail môže byť zachytený a používaný na účely žoldnierstva. Nezabudnite, že e-mail, ktorý ste odoslali, zostane vždy v pamäti počítača.

17. Neobjasňujte skratky a emocionálny dizajn.

V obchodnom e-maile sa snažte nepoužívať skratky ako BTW (mimochodom) alebo LOL (nahlas sa smiať), takzvané emotikony ("usmievajúce sa tváre"). V obchodnej korešpondencii sú nevhodné, najmä preto, že váš adresát nemusí vedieť o ich význame.

18. Na konci listu sa uistite, že ste vložili svoj podpis.

Niekedy existujú písmená podpísané "Marketingovým oddelením" alebo "Zamestnancom na bývaní v areáli školy", čo spôsobuje určitý zmätok. Komu a ako sa v odpovedi týkajú? Jednoducho, "Ahoj", znie to ako niečo neosobné. Áno, a radšej ma kontaktovať aj menom. To je základ pre priateľskú komunikáciu - dôveru. A dôvera nie je posledná kvalita, ktorá vám a vašej firme pomáha. Preto dávajte svoj podpis na konci písmena. Podpis je malý blok textu pridaný do konca správ, ktorý vás identifikuje a obsahuje vaše kontaktné informácie.Vytvorte stručný popis: nie viac ako štyri alebo sedem riadkov. Dlhý podpis zaberá veľa priestoru a môže byť nepríjemný. Zahrňte niekoľko možných spôsobov, ako vás kontaktovať (zvyčajne telefónne a faxové čísla), ako aj odkaz na webovú stránku vašej spoločnosti.

19. Ak máte pochybnosti, neposielajte list.

Stali sme sa neosobní a schováme sa za e-mailom, ktorý začína riadiť náš život. Nechceme si uvedomiť, koľko z našej každodennej komunikácie sa deje prostredníctvom e-mailu a riskujeme ohrozenie vzťahov, ktoré by sme mohli posilniť prostredníctvom priamej komunikácie alebo telefonického rozhovoru. Preto ešte pred odoslaním ďalšieho e-mailu, môže byť lepšie zavolať alebo sa osobne stretnúť s vaším adresátom?

Publikované na Allbest.ru

Podobné dokumenty

Základné pravidlá písania moderného listu. Etiketa písania listu v modernom podnikaní. Postoje k korešpondencii v minulosti, príklady písania listov v minulom storočí a moderný svet. Typy listov v prírode: obchodné, priateľské, slávnostné.

abstrakt [30,3 K], pridané dňa 04.24.2010

Vlastnosti a hodnota obchodnej etikety, jej základné princípy: presnosť, tact, rešpekt, oblečený kód. Zoznámenie sa s medzinárodnými štandardmi pre prípravu a vykonávanie oficiálnych písmen: šírka polí, gramatika, štruktúra dokumentu.

Skúška [28,9 K], pridaná dňa 09.01.2011

Stručný opis hlavných znakov obchodnej korešpondencie. Pravidlá pre tvorbu e-mailu. Oficiálna a osobná korešpondencia. Typografický e-mail, základné pravidlá pre návrh textu. Význam zámen, pomlčiek a pomlčiek v dokumente.

abstrakt [24,7 K], pridané dňa 22/22 2014

Registrácia štandardného listu. Adresa, dátum, odvolanie, koniec, podpis, žiadosť. Špeciálne zásielky. Účel tohto listu. Text listu. Všeobecné pravidlá. Niektoré príklady obchodnej korešpondencie. Sprievodný list k zmluve.

abstrakt [30,4 K], pridané 04/05/2003

Pojem a typy obchodnej etikety. Etika a psychológia rozhovorov a rokovaní. Obchodné raňajky, obedy a večere. Vlastnosti komunikácie prostredníctvom prekladateľa. Miesto úradnej korešpondencie v evidencii. Štruktúra vyšetrovacieho listu. Typy obchodnej korešpondencie.

Skúška [25,6 K], pridaná dňa 10/07/2013

Vlastnosti etikety vo vzdialenej komunikácii, komunikácia cez telefón, internet. Typy telefonického rozhovoru. Ako sa správať s tvrdým klientom. Návrh, veľkosť a pravidlá písania e-mailu. Odpovedať na e-mail.

abstrakt [29,7 K], pridané 12/21/2011

Vlastnosti a pravidlá pre vypracovanie plánu listov so zlými správami. Stratégia písania: analýza cieľového publika, výber vhodného kanála a spôsob šírenia informácií. Druhy listov s odmietnutím. Vypracovanie písomných sťažností.

test [46,7 K], pridaná dňa 11/14/2010

Kancelárska korešpondencia ako dôležitá súčasť obchodnej etikety. Všeobecné požiadavky na obchodné listy. Pravidlá medzinárodnej korešpondencie. Požadované atribúty obchodného listu. Typické typy obchodných listov. Vnútroorganizačná korešpondencia, blahoželanie.

abstrakt [855,8 K], pridaná dňa 19.06.2010

List ako hlavný nástroj obchodnej korešpondencie medzi rôznymi podnikmi (organizácie, inštitúcie). Klasifikácia listov podľa štýlu a účelu. Všeobecné rady týkajúce sa predloženia obchodného listu. Etiketa oficiálnej komunikácie.

abstrakt [26,9 K], pridaná dňa 24.01.2012

Pojem a forma obchodnej etikety. Špecifické vlastnosti obchodnej komunikácie. Zásady používania prostriedkov etikety. Formy adries v obchodnej korešpondencii. Rečová situácia a štandardné jazykové nástroje. Zloženie a jazykový štandard obchodných listov.

abstrakt [55.1 K], pridaná dňa 18.11.2010

Práce v archívoch sú krásne navrhnuté podľa požiadaviek univerzít a obsahujú kresby, diagramy, vzorce atď.
Súbory PPT, PPTX a PDF sú prezentované iba v archívoch.
Odporúčame vám prevziať prácu.